Undgå krisen bliver til arbejdspladsens nye fælles fortælling

Store og små kriser skaber fortællinger. Både mens de er i fuld udvikling og efter de er overstået. Om krisen bliver den fortælling som fremover vil være arbejdspladsens referencepunkt, afgøres af, hvorvidt krisen håndteres følelsesmæssig intelligent. Bliver den ikke det, vil resultatet være en arbejdsplads med fald i effektivitet, produktivitet og trivsel.

Denne artikel blev bragt i Børsen fredag den 3 maj 2019. 

Alle arbejdspladser har en fortælling om sig selv. Den handler om, hvem vi er, og hvem vi gerne vil være.  Mens vi arbejder enten befæster vi den eksisterende fortælling, eller også skaber vi en ny. Det der sker rundt om os, det vi gør, det vi taler om, bliver fortællingen om os og vores job. Det betyder også, at skønt en arbejdsplads som udgangspunkt scorer højt på såvel effektivitet og trivsel, så kan en krise eller et problem hurtigt ændre det billede.

Vi er født med fokus på negativ information

Der findes tendens til at tro, at en generel god trivsel på arbejdspladsen giver ’penge på kontoen’ til at stå en krise igennem. Det er dog en sandhed med et stort MEN, hvilket bl.a. skyldes, at skønt kriser overstås og passerer, så farver de stadig efterfølgende det lys, vi ser fremtiden i.

Menneskets emotionelle biologi er sådan udstyret, at negativ information bearbejdes mere omhyggeligt end positiv information. Et medfødt fokus vi har, da evnen til at forudse risici og forebygge farer sikrer overlevelse. Det er denne biologi der er på spil, når en krise efterlader os med et nyt ståsted (som kan blive det nye referencepunkt), hvor vi er meget mere opmærksomme på det der blev tabt, end alt det der kan vindes igen, nu krisen har passeret. (Daniel Kahneman, psykolog, nobelprisvinder i økonomi og forfatter til bogen At tænke hurtigt og langsomt har i sin forskning vist, hvordan referencepunkter og tabsaversion påvirker mennesker til at træffe ikkerationelle valg og vurderinger). 

Dårlige projekter, kriser og opgaver der går galt, vil altid komme. Det afgørende bliver derfor at kunne håndtere biologien i dem følelsesmæssigt intelligent, så de ikke fører til en ny og negativ fortælling om arbejdspladsen. Hvordan gør du det?

En virksomhed i krise

Jeg blev kontaktet af en virksomhed, hvor arbejdstrivslen var påvirket negativt. Et par medarbejdere var sygemeldte, andre var ved at forlade den, en del talte om et forhøjet stress niveau, og antallet af drypvise sygedage havde øget. Virksomheden havde tidligere oplevet sig selv som en arbejdsplads med rigtig god trivsel, hvilket til og med var et af deres varemærker når de rekrutterede nye, veluddannede og ambitiøse medarbejdere. Nu var de i vildrede. De havde ikke ændret noget grundlæggende i virksomheden, og ingen store forandringer havde præget arbejdspladsen. De havde absolut ingen idé om, hvad der var galt, men vidste at det var afgørende udviklingen blev stoppet.

Jeg deltog på et par afdelingsmøder. Her hørte jeg sætninger som: ’Man går jo rundt med uro i maven, for jeg er i tvivl om, hvad der egentligt gælder’. ’Det føles utrygt med al den uvished’, ’jeg vover ikke at fremlægge det jeg har lavet’. ’Hvad mon der forventes af mig’? Alle udsagn der pegede på kendte stress-årsager som uklare krav, uklart ansvar, dårlig kommunikation, tvivl på egne kompetencer mv. Det lød unægtelig meget bekymrende.

Et overraskende resultat

Det blev besluttet at lave en analyse, der mere præcist kunne pege på, hvor problemerne boede. Medarbejdere blev bedt om at besvare et spørgeskema, der blandt andet ville afdække hvordan procedurerne og virksomhedskulturen påvirkede trivslen, og hvor mange af de ansatte der befandt sig i farezonen for at blive stressramt.

Mine forventninger var, efter de udsagn jeg havde hørt, at problemerne ville handle om stress forårsaget af bl.a. uklare krav og utydeligt ansvar. Resultatet af undersøgelsen var derfor meget overraskende: Ingen, som i OVERHOVEDET INGEN af de mest velkendte stressårsager var i spil. Tværtimod! Stort set alle medarbejdere var enige om, at de vidste hvad der forventedes af dem, at de havde ansvar der passede til deres indflydelse, at deres indsats blev værdsat og anerkendt mm. Her var tale om en rigtigt velfungerende virksomhed! Men samtidig – forunderligt nok - viste undersøgelsen også, af flere medarbejdere havde stresssymptomer, som det var vigtigt at tage hånd om. 

Så hvad i alverden foregik der?

Kaptajn på et skib under storm

Forestil dig at du er kaptajn på et skib fanget i en storm. Du oplever at skibet reagerer dårligt på roret. Kastevinde, store bølger og stærk strøm - udefrakommende omstændigheder du ikke har indflydelse på – forhindrer dig i at sætte kursen, som du vil. Indenfor vælter inventaret rundt. Stole lægger sig, borde flyttes rundt, lamper falder ned, mens alle om bord forsøger på bedst mulige måde at holde balancen. Når stormen har passeret, retter skibet sig og I sejler videre. Oppe hos dig på broen bliver der hurtigt ryddet op, og udsigten over smult vande og brede horisonter har snart dit fokus igen. Sådan er det ikke længere nede og inde i skibet! Her ligger stolene stadig ned, bordene står mærkelige steder og lamperne hænger løst. Selv efter lang tid vil man i skibets afkroge kunne finde tegn på stormen; et knust tandkrus i en afkrog eller en bog som er gledet længst ind under en køje.

Dette viste sig at være en afgørende pointe i den kriseramte virksomhed.

En mindre storm kan være nok til en ny fortælling

På et af afdelingsmøderne var der blevet talt om et projekt, der var afsluttet, men som havde fyldt rigtigt meget. Det fangede nu min opmærksomhed. Blot en lille del af medarbejderne havde arbejdet aktivt med projektet, men alle i virksomheden var berørte af det. Økonomien var dårlig fra begyndelsen og påvirkede virksomhedens resultat negativt, retningslinjerne for projektet var uklare, og kunden var konstant utilfreds og ændrede hele tiden sine ønsker. En mindre storm havde hærget.

Der var fra ledelsens side forsøgt med flere løsninger: ændret projekthåndtering, andre arbejdsgange, justering af forventninger med kunden mm. men intet hjalp, og efter en tid blev medarbejderne i projektet stressramte. I afdelingen blev der dannet fraktioner og skabt holdninger om, hvem der havde ansvaret for dette, hvor elendige arbejdsvilkårene i dette projekt var …, og korridorsnakken øgede.

Dette blev en afgørende brik i forståelsen af, hvad mistrivslen i virksomheden kom af. For skønt projektet var afsluttet, så lå alle dets uudtalte dårligdomme som efterladt vraggods i gangenes mørke kroge. Den tidligere så frodige og kreative arbejdsplads var forvandlet til et skib, hvor lasten af alle de gode fortællinger havde forskubbet sig og givet plads til de dårlige, så skibet havde fået slagside og kun kunne sejle fremad for halv kraft.

Virksomheden var helt enkelt i gang med at skabe en fortælling om sig selv baseret på det fejlslagne projekt som deres nye referencepunkt. Det var en farlig fortælling. Medarbejderne talte sig - via det dårlige projekt - ind i en selvforståelse om pres, utydeligt ansvar og ikkehåndterbare krav. Hvis de vedblev med at forstærke den selvforståelse, ville flere gå ned med stress, hvilket resultatet af undersøgelsen viste, og det til trods for at undersøgelsen også viste, at dem der ikke arbejdede direkte med det fejlslagne projekt, faktisk var rigtigt glade for deres arbejdsplads. Sad de alene og forholdt sig til spørgsmålene om krav, ansvar, samarbejde, ledelse osv., var de meget positive.

De gjorde det godt, men en vigtig brik manglede

I håndteringen af det dårlige projekt havde virksomheden fat i noget af det rigtige, men de manglede den afgørende del for at overleve indflydelsen fra projektet. Det gode var, at de løbende havde evalueret og forsøgt at justere de tekniske udfordringer; ledelsen af projektet, økonomien mv., men problemet var, at de havde overladt omtalen af de dårlige effekter i forhold til tanker, følelser og holdninger til samtalen i korridoren.

Og dette er afgørende: Det ene tiltag kan ikke stå uden det andet, det er nødvendigt at gøre både og. Vil I have en virksomhed i trivsel, og som er effektiv, produktiv og kreativ selv under kriser, så forsøg at løse det tekniske men gør det samtidigt med, at I italesætter det som går skævt og hvad det gør ved jer, når arbejdet bliver behæftet med fejl og dårligdomme.

Det er på en måde så enkelt og dog samtidig så svært. Svært fordi I bliver nødt til at tale om fejl og dårlige følelser (som vi helst vil undgå), enkelt fordi det blot er det, I skal gøre (hvilket ikke kræver de store organisationsændringer men blot lidt konkret støtte!).

Viser ledelsen forståelse for de udfordringer svære projekter giver, og anerkender at skønt vi gør vores bedste så rækker det ikke altid, øger følelsen af fællesskab og oplevelsen af at stå sammen. På den måde kan selv de sværeste og dårligste projekter blive til små sten i skoen, som nok trykker, men ikke skaber nye referencepunkter og en fundamental ændring af arbejdspladsens selvopfattelse og hvad deraf kan følge af stress-sygemeldinger og mistrivsel.

Kaptajn for en ny fortælling

Hvad gjorde virksomheden? De sagde blandt andet nej tak til et projekt, som nok var prestigefyldt, men som indeholdt de nu kendte dårligdomme, og som derfor ikke på lang sigt ville give øget anseelse men i stedet koste dem penge i form af nedsat effektivitet, produktivitet og trivsel. Og så besluttede de at arbejde videre med deres kommunikation og øve sig i at få talt om de negative menneskelige effekter af svære projekter. Det sidste blev en træningsbane, som blev motiveret af deres nye viden om, i hvor høj grad vores emotionelle biologi påvirker os til at træffe ikkerationelle valg og vurderinger. Og for virkelig at lade violinerne synge, så kan jeg afsløre, at et halvt år efter var der ingen stressramte i afdelingen længere!

Den store bonus blev de positive sider af undersøgelsens resultat, som viste, at stort set alle i virksomheden oplevede deres job som nyttigt og meningsfuldt, og at der generelt var stor tillid mellem ledelsen og medarbejderne. På den baggrund dannede de et nyt referencepunkt i deres fortælling om virksomheden; et som var fyldt med trivsel – og uden stress. Det var følelsesmæssigt intelligent. Og det er helt enkelt meningsfuldt.